Goed opgebouwd personeelsdossier

U bent nooit klaar met ondernemen – dat maakt het ook zo leuk. U heeft dromen, u heeft een visie en wilt uw onderneming en bedrijf zo goed mogelijk laten groeien. Nieuwe klanten binnen halen, nieuwe producten ontwikkelen, een goed team neerzetten, ambities waarmaken en doen wat u leuk vindt. Ondernemen betekent ook risico’s nemen, dat is onvermijdelijk. Op die momenten zorgen wij dat juridisch alles klopt. Zo informeren wij u preventief en adviseren we af en toe ruggespraak te houden of alle contracten nog rechtsgeldig zijn.

Regelmatig komen we geschillen tegen in arbeidszaken. Er is ook nogal wat veranderd per 1 juli 2015 en de rechter kijkt heel kritisch naar de beweegreden voor ontslag. Vanaf eerder genoemde datum staan alle ontslagcriteria in de wet. Als u een werknemer wilt ontslaan, moet u kiezen welke ontslaggrond u gebruikt. De rechter zal de door u aangedragen ontslagreden(en) streng toetsen. U moet aan de hand van een goed opgebouwd personeelsdossier kunnen aantonen waarom u een werknemer precies wilt ontslaan. Zonder dit dossier heeft uw weinig kans van slagen.

werknemers

In de praktijk

Hoe ziet een goed personeeldossier eruit en hoe bouw je dat op? Plan met regelmaat (minimaal twee x per jaar) een evaluatie gesprek met uw werknemers. Ga in gesprek te gaan over zijn of haar functioneren en maak daar een verslag van. Bij voorkeur laat u de werknemer het verslag tekenen voor akkoord. Wil hij dat niet, laat hem dan tekenen voor ontvangst. Zet hier de verbeter punten in en de tijdsduur waarin het gerealiseerd moet worden. Als de werknemer tussentijds een overtreding begaat, zoals te laat komen, moet u een schriftelijke waarschuwing geven. Zorg ervoor dat u kunt aantonen dat de werknemer die heeft ontvangen. Ook dit hoort bij de dossieropbouw.

Op de eerste plaats om een positief signaal af te geven richting goed functionerende werknemers.

Op de tweede plaats omdat onder de wet Werk en Zekerheid bovengemiddeld functionerende werknemers voortaan buiten het afspiegelingsproces kunnen worden gehouden in geval van collectief ontslag.

Op de derde plaats vergroot een goed opgebouwd dossier de kans op een succesvol ontslagtraject in geval van een slecht functionerende werknemer. Tot de inwerkingtreding van het nieuwe ontslagstelsel uit de wet Werk en Zekerheid (1 juli 2015) kunnen daardoor aanzienlijke (ontslag)kosten worden bespaard. Met de inwerkingtreding van de wet Werk en Zekerheid zal dit bovendien essentieel worden om de arbeidsovereenkomst met een slecht functionerende werknemer eenzijdig te kunnen beëindigen.

Het algemene belang van dossieropbouw vanuit een positieve insteek is daarnaast dat iemands loopbaan wordt vastgelegd en zichtbaar wordt. Met name door wisseling van leidinggevenden zal de lijn in iemands loopbaan zonder dossieropbouw namelijk weg zijn. Daarnaast kunnen negatieve beslissingen, zoals het mislopen van promotie, disciplinaire maatregelen of disfunctioneren worden vastgelegd. Dit voorkomt blunders zoals het aanbieden van werk waarvan eerder is geconstateerd dat de werknemer daarvoor niet geschikt is, een doorgroei die niet past, of een risicovolle benoeming. Dossieropbouw dient dus niet slechts om tot ontslag te (kunnen) komen. Onder de Wet Werk en Zekerheid wordt een goede dossieropbouw in dat kader echter wel zeer belangrijk.

Basisprincipes
Voordat wordt ingegaan op het inhoudelijke deel van dossieropbouw, waaronder een 5-stappenplan, is het belangrijk om de randvoorwaarden vast te stellen:

De primaire verantwoordelijkheid voor dossieropbouw ligt bij het management. De HR- of P&O-adviseur kan daarbij adviseren en zorgen voor de schriftelijke uitwerking.
Dossieropbouw dient plaats te vinden op basis van objectiviteit (feiten, omstandigheden en bewijs). Het lijkt wellicht lonend om zaken juist subjectief weer te geven, maar zoals uit een uitspraak van de Kantonrechter Dordrecht d.d. 13 februari 2009 blijkt, zal dat juist een ‘sta-in-de-weg’ kunnen zijn bij de beëindiging van de arbeidsovereenkomst.
Er dient een duidelijke verslaglegging van afspraken en maatregelen plaats te vinden. Het verdient aanbeveling om hiervoor een vast format te gebruiken.
De werknemer dient verslagen voor akkoord te ondertekenen. Indien de werknemer dat weigert kan hem verzocht worden om te tekenen voor ontvangst. Indien de werknemer ook dat weigert, moet het verslag per aangetekende post met ontvangstbevestiging aan de werknemer worden verzonden.
Het is nooit te laat om met dossieropbouw te beginnen. Het opbouwen van een goed dossier zal wel enige tijd in beslag nemen.
Details die in de verslaglegging dienen terug te komen zijn onder meer: data, gebeurtenissen, functiebenamingen, namen, tijden, jaartallen.
Gegevens verouderen niet, maar na het verstrijken van de tijd kan er niet altijd meer een beroep op worden gedaan (‘oude koeien’).
Aanvang van de arbeidsrelatie

Een personeelsdossier wordt aangelegd bij het sluiten van een arbeidsovereenkomst. Alle belangrijke documenten die zien op de arbeidsrelatie (waaronder bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst), worden hierin bewaard. Voor wat betreft de opbouw van een dossier is met name ook een functieomschrijving relevant. Daaruit volgt namelijk wat de functie-eisen zijn waaraan een werknemer moet voldoen. Te denken valt aan opleidingseisen, taakstelling, productie- en kwaliteitsnormen. Het verdient aanbeveling in de arbeidsovereenkomst naar de functieomschrijving te verwijzen en deze (ook) als bijlage aan te hechten.

Herplaatsing

Tegenwoordig is het niet zo makkelijk om een verzoek voor ontslag in te dienen. De rechter vraagt altijd of er een mogelijkheid is om de werknemer binnen een redelijk termijn in een andere functie te plaatsen. Eventueel met behulp van scholing.

Goed opgebouwd personeelsdossier
Goed opgebouwd personeelsdossier
Arthur Hansen heeft ontzettend veel ervaring met arbeidsrecht en treedt vaak op voor de ontslagen partij en voor de partij die het ontslag invoert – daardoor kent hij als geen ander het verhaal van twee kanten en weet slim te adviseren.

Bel snel voor een afspraak of kom langs in ons pand op de locatie in de Oude Haven / Maasboulevard in Rotterdam.

Wij helpen u verder en zijn goed bereikbaar van 09.00 tot 21.00 uur omdat ondernemen nooit stopt.

CONTACT:

Oudehoofdplein 4, 3011 TM Rotterdam
010 4777755
010 4780909
info@avinci.nl
www.avinci.nl
VOLG ONS:

Twitter Facebook Linkedin

Avinci Advocaten – uw partner in juridische zaken